Adresy kontrahentów a KSeF — czyszczenie bazy przed wystawieniem faktur

Dlaczego adres ma znaczenie

Systemy ERP i programy księgowe wypełniają dane nabywcy z kartoteki kontrahenta. Jeśli adres jest nieaktualny lub błędnie zapisany, trafia w tej postaci do faktury. Faktury ustrukturyzowanej nabywca nie może poprawić; zmiany wymagają korekty po stronie sprzedawcy. Terminy obowiązku KSeF zależą od wielkości firmy — zobacz harmonogram.

Jak wyczyścić bazę kontrahentów

1. Wyeksportuj kartotekę kontrahentów z ERP do pliku CSV lub XLSX (miejscowość, ulica, numer, kod pocztowy).
2. Wgraj plik do walidacji.
3. Przejrzyj adresy ze statusem innym niż matched; pozostałe możesz zaimportować z powrotem.

Instrukcja przygotowania pliku: Weryfikacja adresów z pliku CSV. Porównanie dwóch plików (np. przed i po czyszczeniu): Porównywanie plików z adresami.

Czego to nie obejmuje

• Walidacja nie sprawdza NIP, REGON ani statusu podatnika. Do tego służą inne rejestry.
• Adres siedziby firmy w rejestrze (CEIDG, KRS) może różnić się od adresu doręczenia; sprawdzamy zgodność adresu z PRG, nie z rejestrem firm.